Hvordan organisere papirarbeid

Papirarbeid - arbeid med dokumenter og dokumentasjonsstøtte for ledelse i denne spesielle organisasjonen, styrt av GOST R 51141-98 "Papirarbeid og arkivering. Vilkår og definisjoner." Organisering av kontorarbeid er organisering av registrering, lagring og bruk av innkommende, utgående og interne dokumenter i den nåværende virksomheten.

Bruksanvisning

1

Når du organiserer geistlig arbeid, må du bestemme om din bedrift, organisasjon, territorielt avsidesliggende enheter eller filialer har noen, ta dette med i betraktningen og vurder en mekanisme for samhandling med disse enhetene. Det geistlige systemet i dem skal være identisk med hovedkontoret for å unngå problemer under registrering og papirarbeid.

2

Tenk på hvilke av de eksisterende papirformene du vil bruke: sentralisert, blandet eller desentralisert. Deres valg avgjør strukturen til foretaket (om det har geografisk fjernkontrollenheter) og det tekniske utstyret til kontoradministrasjonstjenesten. Hvis denne tjenesten er liten og ikke teknisk gitt, overføres en del av funksjonene til enheter. I dette tilfellet foregår blandet papirarbeid. I tilfelle denne tjenesten er utstyrt med alt nødvendig personell, maskinvare og programvare, vil denne formen for journalføring bli sentralisert.

3

Velg en spesiell bemanningsenhet som skal utføre papirer i hver strukturelle enhet. Hvis dette ikke er mulig, kan du utnevne en annen ansatt som vil kombinere utførelsen av hovedoppgavene sine med funksjonen som kontorist.

4

Bestem antall og nomenklatur på saker, som vil omfatte alle innkomne, utgående og interne dokumenter. Hvis dette er dokumenter fra en høyere (foreldre) organisasjon, blir de forelagt sjefen for behandling; dokumenter fra underordnede organisasjoner bør sendes inn for behandling til nestleder som har ansvaret for å jobbe med dem. Følgelig appeller fra innbyggerne - til den stedfortreder, som er pålagt plikten til å jobbe med befolkningen.

5

Etter å ha identifisert korrespondentesirkelen, oppretter du en klassifiser som du umiddelbart kan bestemme hvilken korrespondentgruppe dette dokumentet tilhører. Tildel for eksempel kode 01 for offentlige myndigheter, kode 02 for brev fra en høyere organisasjon, kode 03 for leverandører, kode 04 for kunder, etc. Dette vil bidra til å effektivisere bevegelsen av dokumenter i organisasjonen.

6

Bestem i hvilken form arbeidsflyten skal utføres - i magasin eller kort. Begge skjemaene implementeres i spesielle elektroniske dokumenthåndteringsprogrammer. Hvis du fremdeles ikke kan kjøpe et slikt program, kan du bruke elektroniske journalregistreringsjournaler; de kan utføres i Excel.