Hvordan beskrive en forretningsprosess

Nylig har det vært en tendens fra virksomheten til å gå fra funksjonell til prosessstyring, i forbindelse med hvilken rollen til riktig beskrivelse og formalisering av forretningsprosesser øker betydelig. Først etter fullføring av disse handlingene kan vi snakke om å optimalisere forretningsprosesser som et middel til å øke effektiviteten til en bedrift.

Du trenger det

CASE-verktøy som lar deg formalisere forretningsprosessen i grafisk notasjon.

Bruksanvisning

1

Den første er å formulere navnet på den beskrevne prosessen kort og nøyaktig, som skal være forståelig og gjenspeile den generelle essensen i handlingssekvensen som utgjør forretningsprosessen. I stedet for å "arkivere en applikasjon for å produsere en vare til produksjon og overvåke dens utførelse", er det for eksempel nok til å navngi prosessen "Overvåke produksjonen av produktet." For det andre er det riktig å fordele hele den beskrevne prosessen i mindre ("atomiske") oppgaver eller underprosessfunksjoner og bestemme sekvensen av implementeringen. Med en slik splittelse vil den beskrevne prosessen være en prosess på toppnivå. Detaljnivået i prosessen på toppnivå kan være forskjellig, men det skal være tilstrekkelig for forståelse av publikum som vil bruke beskrivelsen din.

2

Det er flere måter å beskrive en forretningsprosess på. Den mest populære av dem er grafisk, ved hjelp av diagrammer laget i forskjellige notasjoner (notasjon er et sett med tegn for å indikere noe).

De vanligste typene notasjoner for å beskrive forretningsprosesser er IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.

La oss som et eksempel bo på diagrammet som er utført i BPMN-notasjonen (Business Process Modelling Notation) ved hjelp av PowerDesigner CASE-verktøyet (fig. 1). Hovedelementene i diagrammet er:

1. "Prosess" (funksjon) - et rektangel avrundet i hjørnene;

2. "Overgang" - en pil som forbinder prosesser;

3. “Løsning” - en rhombus som inneholder et spørsmål som bare kan besvares med “Ja” eller “Nei”;

4. Forhold - tekstuttrykk der overgangen fra en funksjon til en annen utføres. Forholdene er alltid lukket i firkantede parenteser. Noen ganger er det nyttig å dele diagrammet ditt i “Spor” - vertikale eller horisontale seksjoner som indikerer enhetene til bedriften eller de ansatte som er ansvarlige for å utføre en bestemt funksjon. I dette tilfellet bør ikonet for denne funksjonen være innenfor seksjonen. I tillegg til de listede elementene, kan diagrammet også inneholde en liste over data som er input eller output for prosessen, samt koblinger til regler eller forskrifter som denne eller den funksjonen utføres for. Et eksempel på beskrivelsen av forretningsprosessen "Produktproduksjonskontroll" er vist på fig. 1. Det er lett å legge merke til at dette diagrammet er veldig likt blokkdiagrammet til algoritmen for å løse problemet.

3

En grafisk beskrivelse av prosessen kan også suppleres med en tekstbeskrivelse av delprosessfunksjonene i form av en tabell som inneholder følgende kolonner: prosessnavn, enhet (prosesseeier), prosessbeskrivelse, prosessutføringsresultat. Et eksempel på en slik beskrivelse er vist på fig. 2. Hvis det forventes ytterligere optimalisering av den beskrevne forretningsprosessen, kan en kolonne også legges til i tabellen med en beskrivelse av vanskene eller ulempene med de undergående prosessfunksjonene som kjøres.

Nyttige råd

Følg alltid reglene for den valgte grafiske notasjonen for beskrivelsen av forretningsprosesser.

• M. Rybakov. Optimalisering av forretningsprosesser.
• hvordan lage en forretningsprosess