Hvordan implementere en prosesstilnærming

Med å starte implementeringen av et kvalitetsstyringssystem står vi alle overfor det grunnleggende kravet i ISO 9001-2008 om organisasjonens anvendelse av en prosesstilnærming til ledelse. Implementering av prosesstilnærmingen vil kreve merkbar innsats fra organisasjonssjefen, men effekten av denne implementeringen vil ikke gå upåaktet hen.

Det første trinnet er å presentere arbeidet i hele organisasjonen som et sett med forskjellige typer aktiviteter for å forvandle forventningene, behovene og kravene til kundene sine til produktene (tjenestene) de trenger. For at organisasjonens arbeid skal koordineres og føre til de ønskede resultatene, må alle aktiviteter i organisasjonen være representert som prosesser som forvandler input (materialer, informasjon, etc.) til output (produkter, tjenester, behandlet informasjon, etc.).

For hver valgte prosess er det nødvendig å bestemme hvilke ressurser (monetære, materielle, menneskelige, etc.) den skal utstyres med, og hva som skal være det spesifikke resultatet av hver prosess. Når det gjelder resultatene av prosessen, skal det bemerkes at jo tydeligere kravene til resultatet er formulert, jo lettere vil det være for ansatte å innse omfanget av deres bidrag til organisasjonens aktiviteter og desto mer oversiktlig vil hele organisasjonsstyringssystemet være.

For å sikre prosesskontroll tilordnes en prosesseier. Eieren av prosessen er personen som styrer prosessen og er ansvarlig for å oppnå ønsket resultat av prosessen.

For å sikre muligheten for kontinuerlig forbedring av organisasjonens aktiviteter, er det nødvendig å på forhånd gi muligheten for akkumulering og systematisk analyse av data om prosessers effektivitet og effektivitet.

Etter at den metodologiske delen av arbeidet med implementeringen av prosesstilnærmingen er fullført, kan du begynne praktiske trinn. Først av alt er det nødvendig å gjennomføre passende orienteringer av personalet om prosesstilnærmingen, bringe krav til resultatene av prosessene, sikre at personalet forstår forholdet til alle prosesser i organisasjonen og viktigheten av hver prosess i de samlede resultatene av organisasjonen.

For å sikre involvering av personell i prosessen med kontinuerlig forbedring av organisasjonens aktiviteter, er det verdt å utarbeide et passende personalsmotivasjonssystem på forhånd, med sikte på at personalet skal oppnå de nødvendige prosessresultatene.