Hvordan effektivisere leveransekontrakter

Bedriftens dokumentasjon bør holdes i orden. Slik at du enkelt kan finne riktig kontrakt for levering av varer blant andre forretningsdokumenter, er det verdt å lage en egen hylle eller mappe for dem. Men ikke bare det. Selve kontraktene må også strømlinjeformes.

Bruksanvisning

1

Samle alle kontraktene du vil ordne, og evaluer dem. Vær oppmerksom på hvor ofte de blir konkludert og med hvilke partnere. Dette vil hjelpe deg å velge en måte å klassifisere dokumenter på.

2

Hvis det er mange samarbeidspartnere, er en måte å arrangere kontraktene på datoen for inngåelsen av dem mer passende. I tilfelle når kontrakter er inngått over en lang periode med de samme firmaene, kan de grupperes i en egen kategori (mappe) av motparter. Og i noen tilfeller er det nok å bare ordne avtalene i alfabetisk rekkefølge med navn på partnerbedriftene.

3

Uansett hvilken metode du velger, ikke glem at voluminøse mapper er veldig upraktiske å bruke. Gjennomgå kontraktene og fjern fra den vanlige haugen de som har gått ut. Lag en egen mappe for dem. Slike kontrakter brukes ofte bare fra tilfelle til tilfelle, i det daglige arbeidet er de ikke påkrevd.

4

Følg de generelle prinsippene for vedlikehold og lagring av dokumenter når du ordner kontrakter i kronologisk rekkefølge. I de mappene som ofte brukes, er nylig inngåtte kontrakter plassert på toppen. Nedenfor er dokumenter med tidligere frist. Når du arkiverer i arkivet, tvert imot, bør den første være på toppen, og den siste kontrakten inngått nedenfor.

5

Bruk markører, etiketter, bokmerker og andre kontorrekvisita for å visuelt skille en kategori fra en annen. Forsikre deg om at disse avgrenserne er tydelig fremhevet i mappen. Dette vil i stor grad gjøre det lettere å søke etter de nødvendige dokumentene.

6

Etter at alle kontraktene for levering av varer er lagt ut i en mappe på en passende måte, må du huske å sette sammen et register over dokumenter. Ta det på dekselet eller legg det i en mappe på toppen av alle kontraktene. Legg igjen tomme linjer i registeret. Når du legger inn en ny kontrakt, oppgir du informasjon om den i registeret.